Cestovní manažéri skúmajú vznikajúce komplikácie pri návrate medzinárodného cestovania

British Airways, American patria medzi letecké spoločnosti, ktoré robia veľké škrty v pláne

Cestovné obmedzenia COVID-19 po celom svete sa naďalej zmierňujú, ale rastúca výzva zabezpečiť, aby obchodní cestujúci porozumeli rôznym vstupným požiadavkám a splnili ich, zostáva pre mnohých cestovných manažérov s globálnymi programami záťažou.

Medzinárodné obchodné cesty zaznamenali v posledných mesiacoch oživenie, ale úroveň zamestnanosti zostáva pod úrovňou pred pandémiou vo väčšine odvetví, vrátane firiem zaoberajúcich sa manažmentom cestovania, ako aj konzulátov a veľvyslanectiev, ktoré spracúvajú víza a iné imigračné služby. S menším počtom dostupných zdrojov majú cestovní manažéri viac na poskytovanie základných informácií.

„Zrazu ste vízovou kanceláriou alebo vízovým expertom,“ povedal Stephen Gero, hlavný riaditeľ globálneho cestovania v Nadácii Billa a Melindy Gatesovcov počas vzdelávacieho stretnutia na nedávnej konferencii World Business Travel Association.

Gero spolu s globálnym cestovným riaditeľom spoločnosti Takeda Pharmaceutical Co. Faye Seidelhak a Carsten Ostberg, výkonný riaditeľ pre Európu poskytovateľa imigračných a vízových služieb CIBT, zdôrazňujú niektoré z kľúčových oblastí, ktoré by mali byť manažéri cestovania pripravení riešiť.

Plánovanie do budúcnosti

Keďže proces ročného plánovania sa v mnohých spoločnostiach začína v nasledujúcich mesiacoch, Gheerow navrhol, aby súčasťou tohto procesu bolo aj cestovanie – a to nielen z hľadiska rozpočtu. Skupiny a zamestnanci by mali začať premýšľať o počte výletov, ktoré plánujú, o mestách, do ktorých budú musieť ísť, a o klientoch, ktorých chcú stretnúť.

“To by im mohlo dať do hlavy lampu,” povedal Gero. “Ak idem do Brazílie v prvom štvrťroku budúceho roka, čo by som mal urobiť, aby som sa tam dostal?”

Povedal, že čakacie doby na schôdzky sú na mnohých konzulátoch a veľvyslanectvách po celom svete stále dlhé, pričom niektoré sa snažia vstúpiť do Spojených štátov, ktoré nemôžu dostať schôdzku do troch mesiacov alebo dokonca do budúceho roka. Ak má americká spoločnosť v pláne v budúcom roku priviesť veľa zamestnancov zo zahraničia, možno bude musieť začať plánovať už teraz.


Nové vstupné požiadavky sú zložité a stále zložité, takže cítim nervozitu. Je lepšie, ak sú všetky vaše kačice v rade, inak vám môže zabrániť dostať sa do lietadla.“

Faye Zedlhak z Takeda


Aj keď je potrebné menej zložité medzinárodné cestovanie, tí, ktorí v posledných rokoch necestovali do zahraničia, by si mali skontrolovať dátumy vypršania platnosti pasu. Zeidelhak už dostal niekoľko zúfalých telefonátov od zamestnancov, ktorí sa chystali vydať na osobnú medzinárodnú cestu – cestovné oddelenie stále chcelo ich pomoc, aj keď hľadali radu o voľnom cestovaní, povedala – a uvedomila si, že platnosť ich pasov vypršala.

Gheerow tiež poznamenal, že občania USA môžu mať napríklad druhú pasovú knižku, ak majú veľkú cestovnú záťaž a nechcú riskovať, že uviaznu bez pasu, kým dostanú víza na konzuláte.

dvojitá komunikácia

So sídlom spoločnosti Takeda v Japonsku a v súvislosti s vývojom vakcíny bolo počas pandémie potrebné určité cestovanie, Zeidelhak musel pomáhať medzinárodným cestujúcim zorientovať sa v prísnom vstupnom procese do Japonska: papierovanie, testy, ktoré musia byť prísne včasné, a tranzitný proces cez letisko, čo môže trvať až šesť hodín.

“Nové vstupné požiadavky sú zložité a zostávajú zložité, takže sa cítim nervózna,” povedala. “Je lepšie, ak sú všetky vaše kačice v rade, inak vám bude odmietnutý nástup na palubu.”

Zidelhak povedal, že hoci cestovné a turistické spoločnosti sú zdrojom, vo všeobecnosti nemajú možnosť tráviť hodiny tým, aby sa ubezpečili, že každý cestujúci rozumie všetkým požiadavkám. Ako také často poskytujú webovým stránkam informácie a odkazy, ale je na cestovnom tíme, aby zabezpečil, že si cestujúci informácie prečítajú a pochopia.

Povedala, že si to vyžaduje „školenie, školenie a školenie“, ako napríklad sériu telefonátov s vyššími úradníkmi, aby sa uistili, že dobre rozumejú tomu, čo je potrebné. Keď cestujúci dostanú oznámenie o požiadavkách pred cestou, Zeidelhak povedala, že pošle druhú poznámku od cestovného oddelenia, aby sa uistila, že je skutočne prečítaná.

Počas pandémie bola podľa nej hlavným dodávateľom samotná spoločnosť Japan Airlines so zástupcom, ktorý nás „mnohokrát zachránil“.

“Volali cestujúcim a všetko si prezerali,” povedal Zidelhak. „Každú sobotu budú v pohotovosti, aby sa uistili, že nastúpia na jeden let [Los Angeles] do Osaky.”


Musíme začať vyzbrojovať našich cestovateľov, pretože svet cestovania, do ktorého vstupujeme, je skutočne samoobslužný.“

povedal Stephen Gero z Nadácie Billa a Melindy Gatesovcov.


Gero povedal, že komunikácia zahŕňa aj zabezpečenie toho, aby cestujúci mali informácie, keď sa dostanú do cieľa, ako napríklad vedieť, kde môžu v prípade potreby získať schválený test na Covid-19. Povedal, že spoločnosť by mohla zvážiť poskytnutie zoznamu kliník a nemocníc v blízkosti jej medzinárodného sídla alebo preferovaných hotelov spolu s odkazmi na to, ako si cestujúci dohadujú stretnutia.

„Musíme začať vyzbrojovať našich cestovateľov, pretože svet cestovania, do ktorého vstupujeme, je skutočne samoúčelný,“ povedal Gero.

Čo robiť a čo nerobiť v súvislosti s elektronickými vízami

Gero povedal, že mnohé krajiny počas pandémie pozastavili svoje programy elektronických víz a víz pri príchode, ale teraz sa oživujú a ďalšie krajiny ich čiastočne zavádzajú ako riešenie nevybavených víz. Aj keď je to vo väčšine prípadov jednoduchšia možnosť, stále “nesie určitú mieru rizika,” povedal.

Mnoho krajín napríklad obmedzuje, čo môžu návštevníci s elektronickými vízami v krajine robiť, čo môže vylúčiť niektoré obchodné úlohy, takže nie vždy budú pracovať na služobných cestách, povedal. Okrem toho niektoré krajiny s programami víz pri príchode majú požiadavky na predbežnú autorizáciu, ktoré musia byť splnené pred príchodom, takže cestujúci a manažéri cestovania by si mali dôkladne preštudovať všetky požiadavky a obmedzenia.

Proces podávania žiadostí môže mať určité prekážky aj pre cestujúcich. Ak chcete napríklad získať elektronické vízum z Indonézie, formulár by musel byť vyplnený počas indonézskych pracovných hodín – čo by pre cestujúcich so sídlom v USA bolo od neskorého popoludnia do noci – takže americký cestujúci, ktorý sa ho snaží vyplniť počas bežnej pracovnej doby hodín môže čeliť Jero povedal.

Okrem toho musia manažéri cestovania zabezpečiť, aby cestujúci získali elektronické víza z vhodných kanálov. Povedal, že vyhľadávanie informácií o elektronických vízach na Googli vracia „veľa podvodných stránok“, ktoré oklamajú cestujúcich, aby poskytli osobné a platobné informácie.

Podvodníci nestrácajú čas zacielením na cestovateľov. Østberg poznamenal, že falošné stránky už spustili simulácie Európskeho systému cestovných informácií a licencií, ktorý by mal fungovať až koncom budúceho roka.

Vyhnite sa turistickým pasciam

Niektorí cestujúci, ktorí čelia dlhým čakacím dobám na obchodné víza, majú jednoducho tendenciu žiadať o turistické víza, čo však riskuje vážne následky, pretože „technicky klamú žiadosť,“ povedal Gero.

V niektorých prípadoch môže na služobnú cestu stačiť turistické vízum. Niektoré krajiny umožňujú cestujúcemu zúčastniť sa napríklad konferencie o turistických vízach. Ostberg uviedol, že v takýchto prípadoch budú musieť cestujúci posúdiť všetko, čo na svojej ceste urobia, aby sa ubezpečili, že nič z toho neporušuje vízové ​​obmedzenia.

Vo všeobecnosti: „Ak podpíšete kontakt, školte zamestnancov alebo s nimi cestujte [business] Nástroje, nemôžete ísť na turistické vízum.“

To platí aj pre cestujúcich, ktorí kombinujú služobné a rekreačné cesty, pretože stále budú potrebovať obchodné víza, aj keď práca bude len malou súčasťou ich cesty, povedal Gero. Ak sa zistí porušenie vízových podmienok, následky sa môžu dotknúť nielen cestujúcich, ale celej spoločnosti.

“[The traveler] “Mohli by byť zadržaní, a ak by spoločnosť podnikala na tomto trhu, mohli by byť potrestaní alebo mať zatvorenú prevádzku. Toto je cesta najmenšieho odporu, ale v procese sa môže veľa pokaziť,” povedal Gero.

Leave a Reply

Your email address will not be published.